Koronavírus és a távmunka - Hogyan kezdjünk bele?

A koronavírus, vagy rövidebb nevén CoVid-19 terjedése megállíthatatlan, a legfrissebb fejlemény, hogy a WHO világjárvánnyá minősítette. A világjárvány gyorsan megváltoztatta azt is, amit a hétköznapokról gondolunk vagy amit megszoktunk. Magánéletben és az üzleti életben egyaránt. A személyes találkozók vagy utazások elkerülése csak egy példa azon intézkedések közül, amelyeket a vírus megfékezésére hoztak először a cégek, majd a kormányok. Bár pár napja még csak sejtés volt, hogy az ilyen típusú intézkedések növekedni fognak, ma már biztosan tudjuk, hogy be kell rendezkedni egy másfajta működésre és mi ebben szeretnénk segítséget nyújtani.

Mit tehetsz annak érdekében, hogy az üzleted ne álljon le?

Egy kézenfekvő reakció a CoVid-19 esetén a távmunka. Azonban napjainkban nagyon kevés vállalat rendelkezik megfelelő, mély, gyakorlati tapasztalattal ezen a téren. Szeretnének távmunkában működni, de legtöbbször azt sem tudják, hogy hogyan kezdjenek neki. Sok az információ, és kevés a gyakorlati tapasztalat a neten. A távmunka legnehezebb része, hogy az ember alapvetően társas lény és nem erre van berendezkedve. Az üzleti életben is azt szoktuk meg, hogy személyesen találkozunk és bizalmat építünk a közvetlen érintkezéseken keresztül. Nincs másként ez a munkában sem, csak ott ezt teljesen természetesnek vesszük.

Mi az AbilityMatrix-nál 8 éve dolgozunk távmunkában, és 2 éve foglalkozunk távoli értékesítéssel.

Mivel a demokat és a találkozókat szándékosan és tervszerűen távolról végezzük, így van elképzelésünk és gyakorlati tapasztalatunk arról, hogy a technológia hogyan tudja szimulálni, leutánozni (részben) a fizikai jelenlétet, amely segíti a “normális” érzést. Ilyen esetekben egy-egy találkozó akár ugyanolyan hangulatú lehet, mintha ugyanabban a szobában lenne mindkét fél. Persze ehhez gyakorlás is szükséges.

Összegyűjtöttünk azokat az eszközöket, “best practice”-eket, amelyeket az évek alatt megtanultunk és saját magunkon teszteltünk. A lista tartalmaz olyan alkalmazásokat és technológiákat, amelyek nélkül mi már nem tudjuk elképzelni a távmunkát. Reméljük hasznosan lesznek! Akkor csapjunk is bele!

Az alapok

1. A távmunka nem fix 9-5 rendszerben működik. Egyszerűen nem lehet így csinálni. A távmunka során feladatokat hozunk létre, megadjuk a határidőt, megbecsüljük a feladatra fordítandó időt, majd kiadjuk azt végrehajtásra. Azt is mondhatjuk, hogy célvezérelten működünk, mikromenedzsmentre nem nagyon van lehetőség.
2. Fontos a pontos adminisztráció/projektmenedzsment/feladatkezelés. Mivel a munkatársak nem ugyanabban a helyiségben vannak, a munka koordinálása és összehangolása extra erőfeszítést igényel. Jó esetben már egyébként is vannak ilyen rendszerek napi használatban, ha mégsem, ez egy kiváló alkalom arra, hogy elkezdjétek magatokat jobban adminisztrálni. A legkisebb lépés a Trello nevű feladatkezelő program. A Breeze-t projektek, feladatok nyomonkövetésére és a munkaórák nyilvántartására használjuk házon belül. Rengeteg egyéb megoldás is létezik, ezek közül a legolcsóbb valószínűleg egy Excel Sheet vagy Google Sheets fájl.
3. A távmunka elszigeteltté tehet. Sokszor egyedül érezheted magad, esetleg depresszióssá is válhatsz, ha sokáig dolgozol távmunkában. Ennek elkerülésére azt tanácsoljuk, hogy látogass el kávézókba vagy coworking irodákba ahol emberek között dolgozhatsz. Sajnos a jelenlegi CoVid-19 helyzet miatt ez nem jó megoldás, de a vírus lefutását követően ez lehet a legjobb opció. Alternatív megoldás a Discord használata. A Discordot elsősorban gamerek használják, de az az opciója, hogy mindenki hall mindenkit,  olyan csapatok számára is tökéletessé teszi, amelyek tagjai távol vannak egymástól. Folyamatosan online lehetsz a többiekkel egy időben, és ez azt az érzést keltheti benned, mintha egy szobában lennétek.
4. Minden meetingnek vagy megbeszélésnek (hívásnak) videóhívás formájában kellene zajlania. A szemtől szembeni találkozókat nem lehet pótolni, viszont videóhívások segítségével elég jól tudod helyettesíteni az élményt. Ha felmerül valamilyen probléma vagy kérdés, amely több magyarázatot igényel egy rövid szöveges üzenetnél, akkor azt javasoljuk, hogy videóhívásban beszéljétek meg. Sokkal könnyebben fejezik ki magukat az emberek videóhívásokban, láthatóvá válik a mimika és néhány non-verbális jel is. A mosoly, egy vicc is jobban ül videóban.
5. Egy videóhívás folyamán, mindig győződj meg arról, hogy mindenki használja a kamerát. Néhány különleges esettől eltekintve illetlenség (nálunk) csak csendben megfigyelni a beszélgetést. Legalább a hívás elején integessünk egyet a résztvevőknek. 
6. Napi rendszerességű videóhívások. Minden nap, akár csak egy rövid 10-15 perces megbeszélés legyen a csapattal. Erősíti a kohéziót, és lehetőséget ad arra, hogy jobban megismerjék egymást, erősödjön vagy megmaradjon a bizalom.
7. Legyen egy azonnali üzenetküldő platform, amely kizárólag munkacélú. Mindenkinek lehetnek kérdései, amelyekre gyorsan és azonnal kell válaszolni. Mi a Slacket használjuk erre, van egy csatornánk, amelyen bármit megosztunk, kiírunk, kérdezünk amit szeretnénk. Minden más esetben a projekt dedikált csatornájában lehet kommunikálni. A “random” elnevezésű csatornán a viccestől a meghökkentőig tényleg bármit posztolni szoktunk. Itt lehetőség van arra is, hogy a mindennapi problémáinkat osszuk meg kollégáinkkal, például “Szerintetek össze tudok-e állítani egy IKEA ruhásszekrényt teljesen egyedül?”.
8. Mindez elsőre furcsa és kényelmetlen lehet, így türelmesnek kell lenni. Ragaszkodni kell szabályokhoz és ki kell tapasztalni, hogy nektek mi működik és mi nem.
9. Fontos a bizalom. Az emberek dolgozni fognak. A munka szenvedély és önmegvalósítás. Ha nem akarnak dolgozni, akkor “home office-ból” sem fognak dolgozni. Ők az irodában is megtalálják a módját, hogy kihúzzák magukat a feladat alól. Az egyetlen különbség az, hogy ezek az emberek nem tudnak többé elrejtőzni. Tehát bárki, aki rosszul teljesít, az nem a távmunka miatt teljesít rosszul. Csak most már látszik. Ez a különbség.

Az extrák

Ebben a pontban az ügyféllel kapcsolatos saját, szokásos interakciónkhoz szükséges eszközökről és tippekről írtunk.

1. Előadások, prezentációk. Használj két képernyőt, hogy továbbra is láthasd a közönség arcát. Ha laptopot használnál, legyen például a tévéd a másik felületed, egyik a prezentálásra, egy pedig a videóhívásra, ahol láthatod a résztvevőket. Így, hogy láthatod a közönséged, és tudsz velük beszélni is közben, valósághűbb érzés lesz mindannyiótok számára.
2. Legyen két, egymástól független fiókód (a videokonfhoz), ha egy értékesítési bemutatót tartasz. Egyiket magára a prezentációra a másikat pedig arra, hogy láthasd az arcokat (és a prezentációt). Ez egy jó megoldás arra az esetre, ha nincsen két monitorod vagy ketten vagytok a prezentáló csapatban. Látni fogod amit a többiek látnak, ezáltal ha problémát észlelsz, biztos lehetsz benne, hogy azt a többiek is látják. Egyszerű kontroll monitor.
3. Whiteboard. Manapság számos digitális whiteboard megoldás van a piacon, amit lehet használni a megosztott képernyős hívásban. Néhány példa: Microsoft, AWW, Miro. Még fejlettebb megoldás, ha van egy fizikai whiteboard (akár egy tárgyalóteremben, akár otthon) és egy a táblát figyelő kamerád, például a Kaptivo. Bár tervben volt ennek a módszernek a tesztelése az idei évre, egyelőre még nem próbáltuk ki. Elég sokat kutattunk, mire rátaláltunk, és azt gondoljuk ez a jelenlegi legjobb megoldás, de még nincs vele igazi, saját tapasztalatunk (a táblafigyelő kamerával).
4. Microsoft Office 365 vagy Google-alkalmazások. A megbeszéléseken, használj megosztott fájlt, amin mindenki tud dolgozni valós időben, párhuzamosan. Ezt ki tudja váltani sok esetben a whiteboard-os vagy a projektoros megbeszéléseket. A projektoros meeting, amikor kivetítesz valamit, és mindenki jelzi, hogy hol és min változtatna (pl. egy szerződés átbeszélése). Ezt simán kiváltja a megosztott fájl, mivel a megosztott fájlon kiemeled az fontos részt, és ezt a kiemelést vagy akár a kurzor pozícióját mindenki más rögtön látja is.

Az etikett

1. Némítsd le a mikrofonod videóhívásban, amikor nem beszélsz. Nem túl szórakoztató minden egyes háttérzajt hallani, sőt néha zavaró lehet (pl. mosógép, vagy ha a szomszéd fúr).
2. Használj fejhallgatót. Néhány számítógép visszhangzik, ha a hangszórót és a beépített mikrofont használod. Teszteld a gépedet, és amennyiben a többiek panaszkodnak a visszhangra, használd inkább a fejhallgatód. Általában egy egyszerű fülhallgató is megteszi, még mikrofon nélkül is.
3. Ha a videóhívás/ konferenciahívás rendszere rendelkezik ilyen funkcióval, használd a „raise your hand” lehetőséget; ha pedig nem, akkor párszor némítsd el/kapcsold be a mikrofonodat. Ez talán a legkevésbé agresszív és legkönnyebben felismerhető jel (mi is ezt használjuk a Whereby-ban).
4. Videóhíváshoz válasszunk egy olyan platformot, amellyel az ügyfél már rendelkezik, vagy nem kell neki a telepítéssel bajlódnia. Mi ezért preferáljuk a Whereby-t, mivel böngészőből megnyitható és nem igényel telepítést. Ha minden résztvevő Microsoft Teamst, Webexet vagy Zoomot használ akkor válasszuk azt.
5. Az ügyfelekkel mindig teszteljük a műszaki feltételeket a hívás ELŐTT. Javasolt egy 5-10 perces teszthívás egy nappal a megbeszélés előtt, vagy valamilyen önkiszolgáló tesztelési rendszer, ha a az alkalmazás lehetőséget ad rá.
6. Mindig legyen a naptármeghívóban, a videókonferencia linkje. Ha kell, tegyünk bele részletes leírást és telefonszámot, ahol technikai segítséget kaphatnak a résztvevők. 

Eszközök kigyűjtve, amikre a cikkben hivatkoztunk:

1. Whereby: Videóhívásokra használjuk. Nem kell telepíteni, egyszerű a használata.
2. Slack
3. Breeze
4. Trello
5. Kaptivo: táblakamera, amely felveszi és közvetíti ami a táblára kerül.
6. Office 365
7. Google-alkalmazások
8. Discord
9. Whiteboard applikációk: Microsoft, AWW, Miro

Reméljük ez a rövid tippsorozat segít abban, hogy ezt az időszakot könnyebben átvészeljük közösen. Ha kérdésetek van, csináljunk egy whereby hívást :)

Ha pedig nyitott vagy arra, hogy az értékesítést is távolról, személyes kapcsolat nélkül felépítsd, próbáld ki a nemzetközi üzletfejlesztési szolgáltatásunkat, ahol pont így dolgozunk.